Descripción de la oferta de empleo

Soporte y seguimiento a Gerencia
• Organizar y mantener actualizada la agenda, reuniones, comunicaciones, documentación y demás encargos de Gerencia.
• Registrar y realizar seguimiento a los acuerdos, compromisos y entregables asignados a las diferentes áreas, verificando su cumplimiento dentro de los plazos establecidos.
• Mantener actualizado el control de pendientes, identificando responsables, fechas, estados y observaciones; y alertar oportunamente sobre retrasos o incumplimientos.
• Preparar borradores de correos, cartas, actas, comunicaciones y reportes administrativos para revisión de Gerencia.

Contratos y documentación corporativa
• Realizar la revisión administrativa básica de contratos y documentos, verificando datos de las partes, razón social, objeto, importes, condiciones de pago, vigencia, obligaciones, anexos y firmas.
• Identificar información incompleta, diferencias, documentos faltantes o condiciones que requieran revisión, derivando las observaciones legales, contables o financieras al especialista correspondiente.
• Mantener actualizado el registro de contratos vigentes, pendientes de firma, observados, próximos a vencer o sujetos a renovación.
• Controlar la disponibilidad y vigencia de poderes, vigencias de poder, contratos, documentos bancarios y demás documentación necesaria para los trámites de las empresas.

Control administrativo de ingresos y egresos
• Llevar el control administrativo de ingresos y egresos asignados por Gerencia, registrando empresa, fecha, concepto, importe, moneda, tercero, documento relacionado y estado de la operación.
• Realizar seguimiento a ingresos pendientes, pagos programados, entregas a rendir, reembolsos y gastos pendientes de sustento, en coordinación con Tesorería, Contabilidad y Administración.
• Preparar reportes ejecutivos sobre ingresos, egresos, pendientes e incidencias para revisión de Gerencia.

Trámites, reuniones y atención
• Gestionar trámites notariales, bancarios, municipales y administrativos, incluyendo la preparación de expedientes, presentación de documentos, seguimiento de observaciones y recojo de resultados.
• Coordinar reuniones presenciales y virtuales, confirmando participantes, horarios, sala, enlaces y documentación necesaria; y registrar los acuerdos cuando sea requerido.
• Atender y orientar a visitantes, proveedores, clientes y representantes de entidades, canalizando sus consultas con trato formal y profesional.

Gestión documental y coordinación multiempresa
• Organizar, digitalizar, archivar y custodiar la documentación física y digital, asegurando su clasificación por empresa, área, periodo y tipo de documento.
• Coordinar con Administración, Tesorería, Contabilidad, Recursos Humanos y demás áreas el cumplimiento de los requerimientos y disposiciones de Gerencia.
• Apoyar en el control de útiles, servicios administrativos, mantenimiento y otros requerimientos necesarios para el funcionamiento de la oficina.
• Mantener estricta confidencialidad sobre la información gerencial, financiera, contractual, laboral y comercial a la que tenga acceso.
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