Descripción de la oferta de empleo

El Gestor Documental es responsable de planificar, administrar y controlar el sistema de gestión documental institucional, asegurando que los documentos normativos se encuentren identificados, actualizados, aprobados, custodiados, difundidos y cumplidos. Identifica los procedimientos clave, actualiza la documentación existente y coordina la elaboración de nuevos documentos junto con las jefaturas y el personal involucrado. Asimismo, garantiza la integridad, confidencialidad, trazabilidad y disponibilidad de la documentación, vela por la capacitación y cumplimiento del personal y actúa como enlace técnico interno y externo en materia de gestión documental y mejora continua.

III. FUNCIONES
Gestión integral de documentos normativos
1\ Realizar el inventario completo de los procedimientos, políticas, guías, manuales, instructivos y demás documentos institucionales existentes, en formato físico y digital.
2\ Identificar los procedimientos principales y críticos que deben ser normados, de acuerdo con los procesos y funciones de la institución.
3\ Actualizar los procedimientos, políticas y documentos ya creados, asegurando su vigencia y alineación con la normativa institucional y legal.
4\ Gestionar y coordinar la creación de los procedimientos y documentos que no se encuentren documentados, en conjunto con las jefaturas y el personal involucrado en cada proceso.
5\ Organizar, clasificar y estructurar la documentación conforme a criterios técnicos de gestión documental.
Control documental, codificación y aprobación
6\ Asignar códigos, numeración, versiones y fechas de vigencia a cada documento institucional.
7\ Administrar el flujo de elaboración, revisión, validación, aprobación, publicación y actualización de la documentación.
8\ Controlar documentos vigentes y obsoletos, evitando el uso de versiones no autorizadas.
Custodia y conservación
9\ Custodiar los documentos oficiales aprobados, garantizando su integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad.
10\ Administrar archivos físicos y repositorios documentales digitales.
Difusión, capacitación y cumplimiento
11\ Velar porque cada empleado reciba los procedimientos, políticas, guías o manuales que le correspondan, conforme a su rol.
12\ Coordinar y verificar la capacitación del personal en la aplicación de la documentación vigente.
13\ Mantener registros de entrega, socialización y capacitación documental.
14\ Dar seguimiento al cumplimiento de los procedimientos y políticas, informando desviaciones a las instancias correspondientes.
Normativa, tecnología y mejora continua
15\ Asegurar el cumplimiento de la normativa legal, técnica y archivística aplicable.
16\ Administrar herramientas tecnológicas de gestión documental y procesos de digitalización.
17\ Proponer mejoras continuas a los procesos documentales institucionales.
18\ Elaborar informes, lineamientos y manuales relacionados con la gestión documental.

VI. FORMACIÓN ACADÉMICA

-Título técnico o universitario en Administración, Ingeniería Industrial, Archivística, Gestión Documental, Derecho o carreras afines.
-Deseable especialización o cursos en gestión documental, gestión por procesos, control interno o calidad.

VII. EXPERIENCIA ESPECÍFICA
Tiempo de experiencia mínima requerida para el puesto en la función o la materia\ 2 años

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