Descripción de la oferta de empleo

Objetivo del Puesto
Brindar soporte administrativo integral al Director y a la empresa, asegurando orden, precisión documental, cumplimiento de procesos, seguimiento operativo y una ejecución administrativa impecable. El puesto combina gestión administrativa + soporte ejecutivo, priorizando la organización interna, la documentación y la eficiencia operativa del día a día.

FUNCIONES PRINCIPALES
1.\ Gestión Administrativa y Control Documentario
•\ Administrar y organizar todos los documentos de la empresa y del Director: contratos, facturas, órdenes de compra, reportes, comprobantes, archivos legales y operativos.
•\ Registrar, digitalizar, clasificar y archivar información física y digital con sistemas ordenados y de búsqueda rápida.
•\ Controlar vencimientos de documentos (contratos, pólizas, renovaciones, permisos, licencias).
•\ Elaborar reportes administrativos, cuadros comparativos, resúmenes y documentación de soporte.
•\ Preparar documentación para contabilidad: facturas, boletas, recibos, liquidaciones, reembolsos y pagos.
•\ Realizar seguimiento a proveedores, pedidos, cotizaciones y entregas.
•\ Administrar inventarios básicos de materiales de oficina y suministros.

2.\ Trámites y Gestiones Externas
•\ Ejecutar trámites administrativos: bancos, notaría, municipalidades, SUNAT, courier u otros.
•\ Dar seguimiento hasta la finalización de cada gestión y reportar avances al Director.
•\ Coordinar con proveedores externos servicios, mantenimientos y solicitudes administrativas.
3.\ Apoyo a la Operación y a los Procesos de la Empresa

•\ Apoyar a las áreas de ventas, logística y administración con información y documentación.
•\ Preparar formatos, plantillas, SOPs, instructivos y controles administrativos internos.
•\ Apoyar en la elaboración de reportes operativos, indicadores básicos y resúmenes para dirección.
•\ Mantener flujos administrativos ordenados para minimizar errores, pérdidas de tiempo y retrabajos.
4.\ Gestión Ejecutiva del Director
•\ Administrar la agenda del Director: reuniones, citas, tiempos de trabajo y recordatorios.
•\ Organizar documentos ejecutivos para reuniones: resúmenes, informes, presentaciones.
•\ Filtrar correos, llamadas y mensajes; priorizar comunicaciones importantes.
•\ Asegurar el cumplimiento de tareas delegadas mediante seguimiento continuo.
5.\ Coordinación Interna y Comunicación
•\ Ser el punto central de comunicación entre el Director y las áreas internas.
•\ Transmitir instrucciones claras y confirmar su ejecución.
•\ Redactar correos, cartas, comunicados e informes administrativos.
6.\ Apoyo Personal
•\ Coordinar citas personales, médicas o logísticas del Director.
•\ Organizar viajes, transporte, reservas y documentación asociada.
•\ Mantener orden documental personal (carpetas, trámites, vencimientos).
COMPETENCIAS REQUERIDAS
•\ Organización y administración impecable.
•\ Capacidad para estructurar información y documentación compleja.
•\ Rigurosidad, atención al detalle y seguimiento constante.
•\ Habilidad para priorizar y trabajar con múltiples tareas a la vez.
•\ Confidencialidad absoluta y criterio propio.
•\ Excelente comunicación oral y escrita.
•\ Dominio de Excel, Word, PowerPoint y herramientas digitales.

REQUISITOS
•\ Estudios técnicos o universitarios en Administración, Gestión, Secretariado, Contabilidad o afines.
•\ Experiencia de 2 a 4 años en roles administrativos o de asistente de gerencia.
•\ Manejo avanzado de ofimática y redacción profesional.
•\ Capacidad para realizar trámites y gestiones externas.
•\ Disponibilidad para horarios exigentes.

HORARIO
•\ Lunes a Viernes: 9:00 am – 7:00 pm
•\ Sábados: 9:00 am – 1:00 pm
(Con disponibilidad para horas extra en caso necesario.)

LUGAR DE TRABAJO
•\ Punto de inicio variable: Casa del Director o Empresa (Cercado de Lima / San Borja).
•\ Movilidad dentro de Lima Metropolitana según necesidad.
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